UNFPA Asistente Administrativo(a) Financiero(a) de Proyectos LSC4 16 views

El/la Asistente Administrativo(a) y financiero(a) apoyará la implementación financiera efectiva de los proyectos ejecutados por el UNFPA y de acuerdo con las normas de UNFPA y los donantes. Realizará labores de asistencia en aspectos financieros en apoyo a la Asociada Administrativa Financiera y en coordinación con el equipo de Programas. Será responsable por la administración efectiva de los recursos asignados para el/los proyecto/s de la oficina de país. Apoyará la gestión administrativa y financiera de la oficina y mantendrá una estrecha relación con el área programática y los socios implementadores en la planificación y correcta ejecución presupuestaria, con el fin de apoyar el cumplimiento de las metas financieras y técnicas de los diferentes proyectos. Asimismo, prestará servicios de acompañamiento y seguimiento a los planes de trabajo anuales en el marco de los fondos regulares y de cooperantes externos asignados por la Representación de país. Velará por el cumplimiento de las normas y procedimientos del UNFPA en todo momento.

Responsabilidades del Puesto

• Monitoreo financiero realizado con efectividad y calidad.
• Apoyar la ejecución eficiente de los proyectos, en seguimiento de los procedimientos y normativa del UNFPA y los acordados en el convenio de cooperación suscrito.
• Ingresar planes de trabajo de proyectos en sistema financiero (ejecución UNFPA y socios implementadores)
• Realizar análisis y revisiones presupuestarias de los proyectos.
• Preparar informes financieros y otros reportes requeridos sobre el uso de los fondos, según los formatos del donante.
• Revisar las solicitudes de desembolso y liquidación de los socios implementadores, así como apoyar a las organizaciones durante el proceso de presentación de solicitudes.
• Da seguimiento a los planes de aseguramiento y acciones correctivas resultantes de los socios implementadores.
• Elabora y da seguimiento a la implementación del plan de fortalecimiento PSEA para socios implementadores.

• Planificación y seguimiento a los planes anuales de trabajo 
• Apoyar a las oficiales de Programas y Coordinadores/as de Proyectos en la elaboración de los planes de trabajo y presupuestos. 
• Apoyar en el seguimiento del cumplimiento de los Planes Anuales de Trabajo, verificando las condiciones para el adecuado logro de las metas propuestas y haciendo uso del sistema de monitoreo para identificar obstáculos en la ejecución financiera global y por socio. 
• Apoyar a los socios implementadores en la planificación, y correcta ejecución presupuestaria de los recursos de los proyectos asignados con el fin de alcanzar las metas financieras y técnicas establecidas. 
• Identificar retrasos en la ejecución de los planes y sugerir medidas correctivas a través de planes de aceleración en la ejecución de presupuesto. 
• Elabora comunicación oficial para donantes de fondos y socios implementadores.
• Gestiona la documentación requerida en la implementación de los proyectos exigidos por las políticas de UNFPA. 

• Tareas administrativas y gestión de compras 
• Procesa los requerimientos de contratación de servicios o adquisición de bienes realizadas por el área de programas en coordinación con el equipo de compras para asegurar que los productos y servicios se reciban oportunamente. 
• Elabora, registra y gestiona la aprobación de requisiciones.
• Realiza cotizaciones y apoya la adquisición de equipos, suministros y servicios para proyectos en coordinación con la Asistente de Compras.
• Elabora solicitudes de contratos de consultores y empresas.
• Da seguimiento a los contratos de consultorías individuales y de empresas proveedoras de servicios para los proyectos (seguimiento a las fechas de entregas de productos, archivo de los productos entregados y vencimiento de contratos, solicitud de enmiendas). 
• Apoya en la organización y coordinación logística de actividades programáticas en terreno, incluyendo preparación de materiales, apoyo logístico en el lugar, gestión de listas de asistencia, solicitudes de transporte, etc.
• Mantiene inventario de los productos promocionales y materiales de los proyectos asignados.
• Apoya el manejo de activos de la oficina.
• Apoya el proceso de Greening the Blue.
• Atención a llamadas.
• Mantener archivos físicos y electrónicos de todas las actividades relacionadas con el puesto debidamente actualizados y organizados. Verifica que toda la información de programas esté cargada en el sistema Idocs oportunamente.
• Recibe correspondencia y elabora comunicación oficial relacionada con socios implementadores y proyectos, da seguimiento a los requerimientos y acciones resultantes de las mismas de acuerdo con los procedimientos internos del UNFPA.

• Gestiones de pagos de bienes y servicios
• Da seguimiento a la recepción de bienes y servicios y su correspondiente facturación.
• Control de facturas recibidas y archivo físico de facturas.
• Documenta los pagos de bienes y servicios, asegurando que se cuenta con todos los soportes requeridos por las políticas para tramitar los pagos.
• Registra la información pertinente en controles internos de la oficina y en plataforma financiera.
• Elabora solicitudes de pago.

Educación y Experiencia

•     Bachiller con al menos 4to año de estudios universitarios en Administración de Empresas, o áreas afines.
 

• Experiencia comprobable (al menos 3 años) en asistencia financiera y administrativa de proyectos de desarrollo.
• Capacidad de gestión presupuestaria y administrativa.
• Capacidad de redacción.
• Experiencia de al menos 2 años en apoyo logístico y administrativo de proyectos.
• Gestión de correspondencia y manejo de archivos físicos y electrónicos.
• Dominio de las aplicaciones actuales de software de oficina y uso de herramientas virtuales.
• Con conocimiento y experiencia de programas financieros, preferiblemente Quantum.
• Capacidad de atender diversos procesos de manera paralela (Multitask).
• Capacidad para la organización efectiva de su tiempo.
• Dominio avanzado de Microsoft Office, incluyendo habilidades expertas en Excel, Word y PowerPoint.
• Manejo competente de Microsoft Power BI, será una ventaja.
• Se requiere un nivel intermedio del idioma inglés tanto en comunicación oral como escrita.

 Competencias Centrales: 

• Logro de metas.
• Responsabilidad / Autogestión.
• Desarrollo y aplicación de experiencia profesional.
• Pensamiento analítico y estratégico.
• Trabajo en equipo / buen manejo de las relaciones interpersonales.
• Manejo de la demanda del trabajo bajo presión.
• Capacidad de diálogo y negociación.
• Habilidad para la comunicación verbal y escrita.
• Apertura y adaptación al cambio, amplitud de criterio.
• Habilidad de trabajo con grupos heterogéneos incluyendo los grupos de la diversidad sexual.