Asistente Técnico de Administración (Cali, Colombia) at Colombia 6 views

El propósito del cargo de Asistente Técnico Administrativo es realizar labores de apoyo para la gestión del buen funcionamiento de los procesos internos y misionales que tienen lugar en las oficinas de la organización en lo relacionado con comunicaciones y manejo de la información, permitiendo la optimización de los procesos. 

Responsabilidades genéricas

1. Asegurar la adherencia con las políticas, herramientas, manuales y directrices de NRC.  

2. Apoyar con la implementación del portafolio de la función de soporte de acuerdo al plan de acción. 

3. Preparar y desarrollar reportes de estado requeridos por la gerencia/líder de equipo. 

4. Asegurar el archivo adecuado de los documentos. 

5. Promover y compartir ideas para el mejoramiento de las funciones de soporte. 

6. Realizar la labor de acuerdo con el plan de trabajo y desarrollo. 

7. Asegurar el adecuado diligenciamiento de inventario de documento.

   Responsabilidades específicas

   1. Tramitar de manera eficiente los inmuebles, incluyendo la búsqueda, contratación, seguimiento y finalización de contratos, garantizando la optimización de recursos y el cumplimiento de las obligaciones establecidas. 

   2. Garantizar la prestación de servicios de conectividad (Líneas fijas, líneas móviles y servicio de internet) desde la asignación hasta el pago.  

   3. Efectuar el registro y actualización de la información en las bases de datos, archivos internos dispuestas para el seguimiento y control de los procesos administrativos.  

   4. Gestionar y brindar soporte de las plataformas dispuestas para la solicitud de servicios de viajes (tiquetes, alojamiento y transportes) del personal de NRC y visitantes, según los procedimientos y acuerdos marco vigentes, estipulados por la unidad de administración; asegurando la gestión adecuada desde la reserva hasta la facturación y pago. 

   5. Realizar las actividades relacionadas con la oficina, en términos de insumos, mejoras locativas, mantenimientos, equipos de prevención y emergencia y en general, para su correcto funcionamiento.  

   6. Velar por el inventario de suministros de oficina y elementos distintivos de la Organización, asegurando su disponibilidad, precisión y correcto uso para facilitar las operaciones, fortaleciendo la percepción institucional; así como efectuar el Desarrollo del proceso de inducción al personal que ingresa, en los temas de carácter administrativo. 

   7. Atender el proceso de gestión migratoria para el personal internacional cuando haya lugar, desde su solicitud hasta la aprobación y renovación de visados.  

   8. Gestionar y dar seguimiento a los reportes de facturación pagos y estados de cartera emitidos por los proveedores de servicios administrativos garantizando su correcta gestión, resolviendo sus reclamos o sus requerimientos de manera eficaz   

   9. Apoyar la elaboración de informes y reportes solicitados por la supervisión. 

   10. Recopilar y consolidar el archivo físico a cargo de la unidad de administración en el área para la transferencia primaria, de acuerdo con los lineamientos de Gestión Documental.  

   11. Apoyar la implementación de actividades PSI incluidas en el Plan de Acción de la oficina país relevantes para su unidad/equipo.

   12. Ejecutar las demás tareas asignadas por el supervisor inmediato en el cumplimiento de los objetivos del cargo. 

       Perfil: Tecnólogo o estudiante de último semestre, en ciencias de la administración y áreas afines. 

       Competencias Profesionales Genéricas