Republication / Clerk aux opérations et à l'Administration – PNUD Comores, Moroni, Comoros

Job ID: 26914

Practice Area – Job Family: Management – ADMINISTRATION ET LOGISTIQUE

Vacancy End Date: (Midnight New York, USA) 30/11/2019

Duty Station: Moroni, Comoros

Education & Work Experience: F-2-Year College Degree – 4 year(s) experience

Languages: English, French

Grade: G4

Vacancy Type: FTA Local

Posting Type: External

Bureau: Africa

Contract Duration: 1 Year with possibility for extension

A compétences égales les candidatures féminines seront avantagées

Background

Sous la direction et la supervision du Spécialiste des Opérations, le clerk aux Opérations et à l’Administration fournit un soutien aux services administratifs assurant une qualité de travail élevée, assure une prestation de services exacte, opportune et dûment enregistrée/documentée. Le clerk aux Opérations et à l’Administrations promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

Le clerk aux Opérations et à l’Administration travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations et du Programme du PNUD afin d’assurer une prestation cohérente des services.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés :

Mise en œuvre de stratégies opérationnelles
Fourniture d’un soutien administratif et logistique
Fourniture d’un soutien à l’entretien des bureaux et à la gestion des actifs
Soutien au renforcement des connaissances et au partage des connaissances

1. Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :

Le plein respect des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD.
Fournir des contributions à la préparation des plans de travail axés sur les résultats de l’équipe administrative.

2. Fournit un soutien administratif et logistique, en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :

Réception des envois, arrangements des dédouanements, préparation de documents pour les envois du PNUD (reçus/envoyés), arrangements pour les expéditions. Préparation de toute la documentation nécessaire, mise en œuvre des mesures de suivi, rédaction de la correspondance relative aux expéditions/dédouanement.
Arrangement des réservations de voyage et d’hôtel, préparation des autorisations de voyage.
Soutien aux membres du personnel et à leurs personnes à charge en traitant les demandes de visas, de cartes d’identité et d’autres documents conformément aux exigences des Nations Unies et du gouvernement national.
Soutien administratif à l’organisation de conférences, d’ateliers, de retraites.
Collection d’informations pour les DSA, agences de voyages et autres enquêtes administratives.
Préparation de la correspondance de routine, des télécopies, des notes de service et des rapports conformément au SOP du bureau.
Extraire, mettre en place, copier et classer des données provenant de diverses sources.
Entretien des dossiers dans l’unité administrative
Vérification des registres des véhicules et préparation des rapports d’historique et des plans d’entretien des véhicules.

Fonctions principales et résultats :

Installation et maintenance électrique générale bâtiment et systèmes solaires ;
Installation et maintenance Groupes électrogènes ;
Installation et maintenance climatiseurs ;
Appui installation informatique, câblage et télécommunications, pylônes et radio ;
Installation et maintenance systèmes de contrôle d’accès de vidéosurveillance ;
Le système électrique du Bureau du PNUD à Moroni et dans les régions sont aux normes réglementaires et en parfaite état de fonctionnement ;
Le Parc de Groupe électrogène du PNUD et des partenaires est installé suivant les normes, maintenu et en parfait état de fonctionnement ;
Le climatiseur du Bureau du PNUD et ses partenaires sont installés et maintenus en parfaite état de fonctionnement ;
Les systèmes de vidéosurveillance et de contrôle d’accès assurent une qualité de service optimale.

Electricité :

Procéder au montage, à partir des plans qui lui sont soumis, de circuits, d’appareils, d’installations ou d’équipements électriques ;
Installer des appareils sur la tôle de fond d’une armoire électrique, de repérer les fils et de câbler les appareils, de mettre en place des chemins de câbles ;
Assurer la maintenance des équipements et des tableaux ;
Appuyer à l’élaboration de la documentation électrique aux normes requises.

Electrotechnique :

Être capable de préparer des interventions au bureau et dans les régions des Comores ;
Capable de monter, régler, mettre aux normes, réinstaller des appareils, machines électro mécaniques dont spécifiquement les groupes électrogènes ;
Assurer la maintenance préventive et curative des groupes électrogènes et des moteurs ;
Câblage, mise en place d’armoires électriques, dépannages, visites périodiques, contrôle diesel, vidange, etc;
Connections des dispositifs permettant un fonctionnement en sécurité d’une installation ou d’un équipement électromécanique ;
Rédaction de rapports d’intervention et tout autre document pouvant être demandé.

Climatisation :

Concevoir des installations de climatisation ;
Établir des devis ;
Identification des phases d’intervention ;
Installer les équipements et matériels dans le respect du dossier technique ;
Mettre en service les installations et former les utilisateurs ;
Maintenir les installations en bon état de fonctionnement ;
Vérifier la conformité des matériels installés ;
Effectuer des opérations de dépannage.

Vidéosurveillance et contrôle d’accès :

Installation des systèmes de vidéosurveillance ;
Installation des systèmes de contrôle d’accès ;
Maintenance préventive et curative des systèmes installés.

Plomberie :

S’assurer du système de plomberie du bureau ;
Vérifier les petites réparations ;

Tags

tableau

Identifier les prestataires du domaine pour les grosses interventions.

Déménagement interne au bureau :

Aider les collègues sur les déménagements internes ;
Aider sur les montages des équipements et autres mobiliers du Bureau.

Autres :

Appui à l’installation et maintenance des systèmes solaires ;
Appui câblage informatique ;
Appui installation mâts et pointage d’antenne radio.
Exécuter toute autre tâche qui lui sera confiée par le superviseur en relation avec les domaines d’intervention.

3. Fournit un soutien à l’entretien de bureau et à la gestion des actifs, en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :

Collecte d’informations sur la gestion des actifs, la maintenance des dossiers sur la gestion des actifs.
Entretien des dossiers pertinents à l’entretien des bureaux.

4. Fournit un soutien à l’établissement des connaissances et au partage des connaissances au bureau, en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :

Participation à la formation du personnel des opérations sur l’administration.
Contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Impact des résultats :

Les résultats clés ont un impact sur l’exécution des services administratifs et logistiques du bureau de pays en termes de qualité et d’exactitude du travail accompli.
La saisie précise des données, la présentation de l’information et l’approche axée sur le client renforcent la capacité du bureau à fournir des services administratifs et logistiques.

Competencies

EFFICACITÉ OPÉRATIONNELLE

Capacité d’exécuter une variété de tâches répétitives et routinières liées au soutien général de l’administration Capacité d’examiner les données, d’identifier et d’ajuster les écarts.
Capacité de gérer un grand volume de travail éventuellement sous des contraintes de temps
Bonne connaissance des règles et règlements administratifs.
Connaissance et compréhension détaillées des pratiques et procédures de l’administration, du secrétariat connaissance des applications logicielles de bureau relatives à la présentation de la gestion des données de traitement de texte, ATLAS, au besoin.
Capacité d’exploiter et d’entretenir une variété de machines informatisées et d’équipement de bureau afin d’assurer une prestation efficace du service.
Capacité d’organiser et d’accomplir plusieurs tâches en établissant des priorités
Bonnes capacités techniques en électricité, groupe électrogènes, climatisation, vidéosurveillance, et contrôle d’accès ;
Bonne capacité de travail de qualité rapide et soigné ;
Capacité de travailler, y compris dans des environnements difficiles ;
Disposé à voyager ;
Être disponible pour des interventions d’urgence en cas de besoin ;
Bonne capacité à apprendre les métiers liés à la gestion des bâtiments.

GESTION DES DONNÉES

Collecte et compilation des données avec rapidité et précision pour identifier ce qui est pertinent et jeter ce qui ne l’est pas, les enregistre d’une manière accessible et maintient les bases de données
Collecte, vérification et enregistrement complet et méthodique des données démontrant l’attention portée aux détails et identifiant et corrigeant les erreurs de sa propre initiative
Transmet des données de fichiers ; crée et génère des requêtes, des rapports et des documents en utilisant des bases de données, des feuilles de calcul, des communications et d’autres progiciels avec rapidité et précision
Interprète les données, tirer des conclusions et/ou identifier les modèles qui soutiennent le travail des autres.

GESTION DES DOCUMENTS, CORRESPONDENCE ET RAPPORTS

Crée, édite et présente des informations (requêtes, rapports, documents) dans des formats visuellement agréables, clairs et présentables tels que des tableaux, des formulaires, des présentations, des notes d’information/livres et des rapports à l’aide de fonctions avancées de traitement de texte et de présentation et base de données et logiciel de tableur
Édite, formate et fournit des entrées à la correspondance, aux rapports, aux documents et/ou aux présentations à l’aide du traitement du travail, des feuilles de calcul et des bases de données répondant aux normes de qualité et nécessitant une correction minimale
Affiche une bonne compréhension de la grammaire, de l’orthographe et de la structure dans la langue requise
Veiller à ce que la correspondance, les rapports et les documents soient conformes aux normes établies de l’ONU
Capacité de produire des dossiers précis et bien documentés conformes à la norme requise

PLANIFICATION ET ORGANISATION

Organise et accomplit avec précision plusieurs tâches en établissant des priorités tout en tenant compte des affectations spéciales, des interruptions fréquentes, des délais, des ressources disponibles et des relations de reporting multiples
Planifie, coordonne et organise la charge de travail tout en restant conscient de l’évolution des priorités et des échéances concurrentes
Démontre sa capacité à passer rapidement d’une tâche à l’autre pour répondre à de multiples besoins de soutien
Établit, établit et entretient des relations de travail efficaces avec le personnel et les clients afin de faciliter la prestation d’un soutien
La promotion de l’apprentissage et de la gestion et du partage des connaissances relève de la responsabilité de chaque membre du personnel.

Required Skills and Experience

Education :

Niveau Secondaire avec des certifications dans les domaines d’intervention recherchés (électricité, plomberie, froid, maintenance de groupe électrogène, etc…). Très bonnes connaissances des domaines suivantes : Électricité, électrotechnique ou électromécanique.

Experience professionnelle :

4 ans d’expérience dans la maintenance des installations électriques, froid câblage informatique. Une expérience administrative pertinente est un atout. Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.). Expérience dans la gestion des systèmes de gestion web.
Une expérience avec des organisations non gouvernementales ;
Connaissances avérées Électricité générale (courants forts et courants faibles);
Connaissances de base dans les différents corps de métiers du bâtiment : Climatisation, peinture électricité ;
Expérience en installation et entretien groupes électrogène ;
Connaissances en informatique (câblages…);

Langues requises :

Maîtrise du français et de l’anglais.

Note :

Ce poste est uniquement ouvert aux candidat(e)s de nationalité comorienne ;
Les candidatures feminines qualifiées sont vivement encouragées.

Disclaimer

Important applicant information

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