ILO Asistente Administrativo – G4 (DC) in Mexico City 115 views

El siguiente concurso contempla dos posiciones similares, disponibles para el proyecto de Análisis de Datos para Observar el Éxito (DATOS) así como para el Programa de Empleos Verdes con apoyo del Departamento de Empleo. A continuación, se hace una breve descripción de antecedentes y contexto.

Proyecto de Análisis de Datos para Observar el Éxito (DATOS)
México adoptó una ambiciosa reforma en materia laboral en los años 2017 y 2019. Estos cambios han implicado una transformación del sistema de relaciones laborales e industriales en México que está centrada en transferir las atribuciones de las actuales en las Juntas de Conciliación y Arbitraje a juzgados laborales independientes, promover la libertad de asociación y la democracia sindical, y crear un Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral, así como las instancias estatales, tanto conciliatorias como judiciales. La reforma sigue un plan de implementación de cuatro años para alcanzar las metas en materia de justicia laboral, libertad de asociación y negociación colectiva, en el cual se prevé, entre otras cosas, que el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral comience con el registro de acuerdos de negociación colectiva y de organizaciones de trabajadores en octubre de 2020, que los centros de conciliación y juzgados laborales de cada entidad federativa inicien operaciones entre 2020 y 2022 y que el sistema se encuentre en pleno funcionamiento para mayo de 2023. Un componente clave será la recolección, análisis y difusión de datos y estadísticas laborales. Para tales efectos, la Oficina de la OIT en México, con financiamiento de la Comisión para la Cooperación Laboral del, hoy extinto, Acuerdo de América del Norte para la Cooperación Laboral (NAALC), desarrollará el proyecto Análisis de Datos para Observar el Éxito (Data Analysis to Observe Success-DATOS). El proyecto asistirá al Gobierno mexicano, así como a organizaciones de empleadores y trabajadores, para monitorear y evaluar el avance en la implementación de la reforma laboral, así como de resultados específicos relativos a la ampliación del diálogo social, de la libertad de asociación y de la negociación sindical, mediante la creación y seguimiento de indicadores cuantitativos y cualitativos, a partir de la integración de bases de datos y otras fuentes de información existentes.

Programa de Empleos Verdes con apoyo del Departamento de Empleo

El 30 de marzo de 2020 se declaró en México emergencia sanitaria debido a la pandemia por COVID-19, con consecuencias sobre la economía y el mercado laboral, por el resguardo domiciliario y el cierre de las actividades económicas no esenciales. Como lo marca la Recomendación sobre el empleo y el trabajo decente para la paz y la resiliencia, 2017 (núm. 205), mantener los medios de vida de la población en caso de crisis es la única forma de garantizar una recuperación económica con trabajo decente. Al mismo tiempo, “reconstruir mejor”, con desarrollo sostenible, es el camino para la salida de la crisis en la estrategia de reacción establecida por las Naciones Unidas. La creación de empleos verdes es una de las prioridades del gobierno de la Ciudad de México, reflejada en el Programa de Trabajo Decente (PTD), firmado el 6 de junio 2019 por empleadores, trabajadores, la Jefa de Gobierno y la OIT, reiterada por la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo (STyFE) a la OIT como forma de reaccionar a la crisis. Este proyecto busca mitigar el impacto de la pandemia por COVID-19 sobre el empleo, las empresas y los ingresos en la Ciudad de México, buscando fortalecer la resiliencia ante futuras crisis y promover el diálogo social en instancias tripartitas nacionales/locales y bipartitas sectoriales. El eje transversal será la construcción de propuestas para una recuperación con empleos y empresas ambientalmente más sostenibles.

El/la Asistente de Oficina para Proyecto será supervisado directamente por el/ la Oficial de Proyecto y estará bajo la responsabilidad del Director de la Oficina de la OIT para México y Cuba.

• Brindar apoyo en la coordinación de actividades para la ejecución del proyecto, incluyendo el enlace con varias unidades de la Oficina de México y en la sede para iniciar solicitudes, obtener las habilitaciones necesarias, procesar y hacer seguimiento de las acciones administrativas.
• Otorgar asistencia general de oficina, encargarse de tareas administrativas, en las reuniones, seminarios y/o talleres organizados por el proyecto a nivel nacional y/o regional. Esto puede incluir coordinaciones logísticas, preparación de cartas de invitación, y redacción, recopilación y distribución de los documentos de trabajo y otros materiales.
• Apoyar las funciones de gestión de conocimiento del proyecto, dentro y fuera de la organización para garantizar una comunicación efectiva por correo electrónico y en la página web con la Sede y las Oficinas Regionales y de país
• Redactar correspondencia no substantiva sobre actividades de proyectos y programas e ayudar con la preparación de informes relacionados con actividades del proyecto, de acuerdo con los requisitos de la Oficina. Mantener información actualizada para la página web de la Oficina de México.
• Servir de enlace con las secretarías correspondientes, los mandantes de la OIT y los interlocutores sociales (organizaciones de trabajadores y empleadores) para las habilitaciones requeridas. Mantener sus directorios al día.

• Procesar y realizar oportunamente los preparativos de viaje, incluyendo autorización de viaje, reservas de hotel, visas, documentos de identidad, licencia de conducir, habilitación de seguridad y otras habilitaciones requeridas.
• Coordinar reuniones y citas internas y externas para misiones de visitantes, incluyendo funcionarios de alto nivel. Tomar notas y/o actas en las reuniones. Recopilar, calcular y preparar estimados de costo y preparar documentos y materiales para misiones de los colegas, los especialistas y participantes en reuniones, seminarios y actividades relacionadas con el proyecto.
• Preparar datos y reportes financieros de rutina para las actividades relacionadas con el proyecto. Ingresar datos a la computadora clasificando y codificando las transacciones.
• Mantener los archivos y registros oficiales relacionados con las actividades del proyecto, ordenados y actualizados. Así como mantener un control de los gastos y las asignaciones presupuestarias, fondos para la ejecución de actividades del proyecto.
• Preparar y procesar transacciones en IRIS incluyendo Contratos, Solicitudes de Viaje, Órdenes de Compra, Solicitudes de Compra, preparación de revisiones presupuestales en excel y gestionar con la Unidad de Finanzas autorizaciones de Pago Externas.
• Realizar otras funciones asignadas por el/la supervisor/a.

Educación secundaria completa. Conocimiento cabal de las prácticas y procedimientos para preparar documentos administrativos y mantener el sistema de archivo. Título universitario en Administración de Empresas, Finanzas, Contabilidad Pública, Relaciones Internacionales o en campos relacionados en Instituciones reconocidas

Por lo menos cuatro años de experiencia laboral pertinente.

La experiencia similar con el Sistema Común de Naciones Unidas o una organización internacional es deseable.

Experiencia práctica en paquetes estándar de software de oficina, correo electrónico y sistema automatizado de gestión de información requeridos por la unidad de trabajo (ej. WORD, EXCEL, PowerPoint).

El conocimiento del área pertinente al proyecto y al programa y de las operaciones de la Oficina sería ideal.

Se considerará una ventaja la experiencia trabajando en un entorno utilizando sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) como, por ejemplo, Oracle, SAP, u otro.

Será igualmente valorado como ventaja contar con conocimientos y experiencia en la aplicación o herramienta RSS para búsquedas

Perfecto dominio del español y dominio básico del idioma inglés

Básicas

Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración. De entre estas nueve competencias, las siguientes son de particular importancia para este puesto: Orientación al Cliente, Responsabilidad por el desempeño, Colaboración

Técnicas y generales

• Habilidad para organizar su propio trabajo.
• Habilidad para priorizar los trabajos asignados, organizar su propio cronograma, realizar el trabajo de rutina independientemente, cumplir los plazos y adaptarse a las demandas cambiantes y a tareas múltiples.
• Habilidad para usar software básico de computación (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.
• Habilidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro y fuera de la oficina para completar las tareas.
• Habilidad para trabajar como miembro de un equipo y gestionar una carga pesada de trabajo bajo presión de tiempo.
• Habilidad para determinar materiales de contexto y referencia para otros, y para filtrar las solicitudes por urgencia y prioridad.
• Habilidad para responder las solicitudes de funcionarios de oficinas del gobierno, secretarías, mandantes de la OIT y ONG.
• Precisión y habilidad para poner atención en los detalles.
• Habilidad para buscar y recuperar información de las bases de datos y recopilar informes.
• Habilidad para tratar los asuntos confidenciales con discreción