Contratual de Apoio Administrativo: Assistente, Washington 224 views

Contratual de Apoio Administrativo: Assistente

Contexto: Nos últimos anos a Representação do BID no Brasil vem aumentando a sua carteira de operações. Como consequência disso, nota-se também um aumento em termos de equipe, recursos e atividades. Para atender as demandas de clientes internos e externos com qualidade e eficiência, o Setor Administrativo de CBR está reestruturando sua equipe e para tal, busca a contratação de profissionais com perfil administrativo para prestar apoio à Representante do Banco, lotada na Representação do BID no Brasil. A equipe: Assistir à Representante de CSC/CBR, prestando o suporte operacional e administrativo necessário à continuidade das atividades correspondentes. O que você fará: O candidato selecionado realizará as seguintes atividades:

• Prestar atendimento aos clientes internos, externos e a todos os parceiros relacionados.
• Prestar assessoria ao Representante quanto a: organização de agenda, contatos telefônicos, reuniões presenciais, videoconferências, viagens e eventos promovidos, entre outras atividades requeridas.
• Providenciar a logística de missões (internas) em todas as suas fases: antes, durante e depois (Sede e Representação).
• Recepcionar os participantes de eventos ou reuniões.
• Organizar os eventos relacionados aos projetos/visitas/reuniões: salas, equipamentos, serviços de alimentação, traslados, lista de participantes, lista de presença, confirmações de participação, materiais, etc.
• Recepcionar os participantes de eventos ou reuniões.
• Atuar junto à agência de viagens, na qual o BID mantenha contrato, em todo o trâmite relativo a viagens: solicitação/alteração/cancelamento de passagens, hospedagens, nacionais e internacionais.
• Preparar os relatórios de prestações de contas de viagens nacionais e internacionais e manter o follow up do processo para que todo o ciclo de pagamento seja devidamente encerrado.
• Preparar documentos relacionados aos pagamentos de convidados, bem como Carta Acordo-Convite.
• Encaminhar ao Setor Administrativo todos os pagamentos advindos de projetos, eventos e quaisquer que existam, atendendo aos procedimentos de compras corporativas e políticas vigentes.
• Traduzir ou revisar pequenos documentos Português > Espanhol > Inglês quando necessário.
• Preparar documentação (memorando) para envio à SEDE/Washington, bem como documentos a serem encaminhados para os Correios (SEDEX) e/ou MALOTE quando solicitado.

• Monitorar e dar o devido encaminhamento das correspondências internas e externas, inclusive àquelas correspondentes aos setores.
• Atualizar o mailing list e todos os contatos do Representante.
• Acompanhar junto ao Departamento Legal o envio das Cartas-Convênios para impressão e encaminhamento aos executores para assinatura dos Representantes Legais.
• Emitir relatórios de interesse da Representante quando solicitado.
• Manter atualizado o calendário de eventos de CBR: coordenação com todas as áreas da Representação.
• Operar todos os sistemas BID que estejam relacionados às atividades desempenhadas: SISCOR, CBRDOCS/IDBDOCS, OPUS (consultas), OPMAS (consultas), CONCUR (autorização de viagens e prestação de contas), SELF SERVICE (abertura de ticket-solicitação de serviços e de equipamentos para reuniões), TMS (self booking) e aqueles que estejam vigentes à época.
• Gerar saídas de CBR’s (número do ofício do banco) no SISCOR em formatos diversos: carta, fax, memorando; dando o devido acompanhamento e preparação de respostas para assinaturas.
• Manter organizado os espaços de trabalho e a documentação (física e/ou virtual) sob a sua responsabilidade e garantir que os recursos materiais necessários às atividades do trabalho estejam disponibilizados.
• Preparar relatório mensal de eventos e encaminhar a Recepção para os devidos controles estatísticos.
• Ponto focal de acompanhamento de contratos e cotações de fornecedores do NIC junto ao setor Administrativo (agência de design, Miti, Maxpress, assinaturas de veículos, fotógrafos, cinegrafistas, entre outros).

Relatórios / Entregáveis O contratual deverá apresentar um relatório mensal com os números e índices relativos ao volume de atividades realizadas e ocorrências relevantes (relação de eventos realizados no mês contendo: nome, quantidade de participantes, custo total, serviços contratados, volume de viagens demandadas, materiais requisitados, organização de eventos).

O que você precisará: Cidadania: Você é um cidadão do Brasil ou um cidadão de um dos nossos 48 países membros com residência ou permissão legal para trabalhar no Brasil. Consanguinidade: Você não tem membros da família (até quarto grau de consangüinidade e segundo grau de afinidade, inclusive cônjuge) trabalhando no Grupo do BID. Educação: Graduação em Secretariado Executivo, Administração ou Relações Internacionais. Experiência: Mínimo de 2 anos de Experiência Profissional Comprovada. Línguas: Português e mínimo espanhol fluente. Inglês será um diferencial. Informática: Pacote Office avançado (uso de todas as ferramentas do Outlook e Office). Competências gerais e técnicas: Comprometimento, análise e solução de problemas, organização e planejamento, orientação para o cliente, foco em resultados, relacionamento interpessoal, comunicação assertiva, dinamismo, flexibilidade, energia para o trabalho, aprendizagem prática, proatividade. Resumo da oportunidade: Tipo de contrato e modalidade: CNS Duração do contrato: 12 meses, podendo ser prorrogado por até 36 meses Localização: Representação do BID no Brasil – Brasília/DF – Brasil Pessoa responsável: Representante do BID no Brasil. Requisitos: Deve ser cidadã/ão de um dos 48 países membros do BID e não ter familiares que trabalhem atualmente no Grupo BID. Nossa cultura: Nosso pessoal está comprometido e apaixonado por melhorar vidas na América Latina e Caribe, e eles conseguem fazer o que mais gostam num ambiente de trabalho diverso, colaborativo e desafiante. Somos a primeira instituição de desenvolvimento da América Latina e do Caribe a receber a certificação EDGE, reconhecendo nosso forte compromisso com a igualdade de gênero. Como funcionário, você pode fazer parte de grupos de recursos internos que conectam nossa comunidade em torno de interesses comuns. Alentamos a que mulheres, afro-descendentes, pessoas de origens indígenas e pessoas com deficiência se inscrevam. Sobre nós: No BID, estamos comprometidos em melhorar vidas. Desde 1959, somos uma das principais fontes de financiamento de longo prazo para o desenvolvimento econômico, social e institucional na América Latina e no Caribe. Nós fazemos mais do que emprestar embora. Fazemos parceria com nossos 48 países para fornecer à América Latina e ao Caribe pesquisas de ponta sobre questões de desenvolvimento relevantes, orientação de políticas para informar suas decisões e assistência técnica para melhorar o planejamento e a execução de projetos. Para isso, precisamos de pessoas que não apenas tenham as habilidades certas, mas também sejam apaixonadas por melhorar vidas. Nossa equipe de Recursos Humanos analisa cuidadosamente todas as aplicações.

Additional Information

• External Opening Date: Nov 21, 2019
• External Closing Date: Dec 19, 2019
• External Contact Email: [email protected]
• External Contact Name: Accounts Manager
• Job Field: Technical Support