CEB Assistant in 242 views

Créée en 1956, la Banque de Développement du Conseil de l’Europe (CEB) est une banque multilatérale de développement dotée d’un mandat social unique. La CEB œuvre au renforcement de la cohésion sociale et au développement de communautés prospères en finançant des projets qui soutiennent la croissance inclusive, les groupes vulnérables et la durabilité environnementale

La CEB recherche actuellement des assistant·e·s qualifié·e·s et dynamiques amené·e·s à travailler auprès de ses différentes Directions. Les candidat·e·s sélectionné·e·s apporteront un soutien organisationnel, logistique et administratif, et opéreront sous la supervision de leur Chef·fe de Division ou Directeur / Directrice de Direction respectif.ve. Ils ou elles disposeront d’excellentes compétences organisationnelles et d’une capacité avérée à établir des priorités et à apporter des solutions adaptées pour garantir des résultats efficaces en temps voulu.

N. B. : nous étudierons les candidatures au fur et à mesure qu’elles nous parviendront. Par conséquent, n’hésitez pas à soumettre votre candidature avant la date limite.

Les principales responsabilités incluront certaines ou l’ensemble des tâches suivantes :

• Contribuer à la préparation des documents, publications, rapports annuels et notes de service dans les deux langues officielles (anglais et français) ; traduire, relire et mettre en page lesdits documents ; assurer le suivi des décisions, au besoin ; participer à la rédaction de la correspondance, des notes et des comptes rendus de réunions dans les deux langues officielles.
• Organiser des réunions, des ateliers et des événements sur site et hors site ; réserver les salles, préparer la liste des participants et fournir un appui administratif pendant les réunions ; accueillir et orienter les visiteurs ; faire preuve d’attention, de politesse et de professionnalisme en toutes circonstances afin de véhiculer une image positive auprès des visiteurs et des contacts de haut niveau.
• Organiser des missions officielles pour les agents de la CEB, notamment gérer les déplacements et traiter les demandes de remboursement de frais ; organiser des déplacements professionnels en tenant compte du décalage horaire et en optimisant les séjours (vols, itinéraire de voyage, transports, réservation des hôtels et déjeuners, visas, assurances) ; assurer le suivi des frais de déplacement et de séjour et contribuer à la préparation des rapports de mission.
• Établir et maintenir une gestion des dossiers efficace, une recherche documentaire structurée et des systèmes de gestion des flux de travail ; concevoir, organiser et gérer, au besoin, le traitement électronique et le système de classement et d’archivage du Directeur / de la Directrice et de la Direction.
• Préparer des contrats, des demandes de recrutement et des ordres de paiement pour les experts invités et les consultants externes lorsque cela s’avère nécessaire.

• Garantir la coordination interne avec les autres Directions ainsi qu’avec les parties prenantes externes et les autres organisations concernées ; apporter un soutien collégial au sein de la Direction, autant que de besoin.
• Contribuer à la préparation du contenu du site Internet de la CEB, en veillant à son actualisation régulière.
• Mettre en place des outils de travail et optimiser les procédures pour garantir un niveau de professionnalisme exemplaire.

Formation universitaire :

• Diplôme d’études générales secondaires.
• Une formation dans le domaine du secrétariat ou de l’assistanat serait un avantage.
• Un diplôme d’études supérieures serait un atout.

Compétences professionnelles :

• Au moins quatre ans d’expérience en tant qu’assistant·e ou secrétaire.
• Une expérience auprès d’une autre organisation internationale, en particulier d’une institution financière internationale, et/ou d’une banque d’investissement de premier rang serait un avantage. La connaissance des marchés des capitaux et des transactions financières et de leurs processus de documentation serait un atout pour certains rôles.
• Expérience dans l’assistance à la gestion de projets multipartite pourrait également être un atout.
• Excellente maîtrise de la suite MS Office, notamment de Word, d’Excel, de PowerPoint, d’Outlook, etc. Capacité à gérer de grandes bases de données de contacts et à en optimiser l’usage serait un avantage.
• Capacité avérée à se familiariser avec de nouveaux outils et à assimiler rapidement de nouvelles règles et procédures.
• Excellentes capacités en matière de planification, d’organisation du travail et de polyvalence permettant l’exécution autonome et efficace des tâches confiées, dans le respect des délais et en démontrant un sens des priorités.

Communication et compétences linguistiques :

• Excellente maîtrise, à l’oral comme à l’écrit, d’une des deux langues officielles de la CEB (anglais et français) et très bonne connaissance de l’autre ; capacité à rédiger la correspondance usuelle dans les deux langues.
• La connaissance d’autres langues, notamment celles pratiquées dans les pays cibles de la Banque, constituerait un atout.

Compétences interpersonnelles:

• Innovation
• Adaptabilité
• Orientation Client
• Orientation Résultat
• Travail d’équipe
• Communication

Nationalité:

• Citoyen·ne d’un État membre de la Banque* (voir ci-dessous).

*Pays membres de la CEB : Albanie, Allemagne, Andorre, Belgique, Bosnie-Herzégovine, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Géorgie, Grèce, Hongrie, Irlande, Islande, Italie, Kosovo, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie, Luxembourg, Macédoine du Nord, Malte, République de Moldova, Monténégro, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République slovaque, République tchèque, Roumanie, Saint-Marin, Saint-Siège, Serbie, Slovénie, Suède, Suisse, Turquie.