Asistente FLATS. BOGOTÁ COLOMBIA – Colombia 3 views

El/la Asistente FLATS tiene como objetivo principal brindar apoyo integral en los procesos de Finanzas, Logística, Administración, Transparencia Auditoría y seguridad garantizando el funcionamiento eficiente y oportuno del área de soporte. Su labor se centra especialmente en la gestión financiera y administrativa, sin dejar de atender las necesidades operativas y documentales propias de cada área FLATS.

El rol contribuye a la correcta aplicación de políticas y procedimientos internos, asegurando eficiencia operativa, cumplimiento normativo y una gestión transparente de los recursos, sin dejar de brindar soporte transversal a las demás áreas FLATS.

OBJETIVOS

• Garantizará el cumplimiento de los procedimientos de ACTED y de los donantes en todas las operaciones administrativas, logísticas, financieras, y de HR.
• Cumplir con losaspectos relacionados conlos informes mensuales de finanzas, logística, y HR
• Trabajar con los departamentos de soporte para responder a las necesidades.
• Cumplir y seguir los procedimientos financieros, logísticos, de seguridad y de administración de

ACTED;

• Mantener un flujode comunicación continuo y transparente entrelas bases y la capital.
• Brindar apoyo administrativo y operativo en la gestión de los procesos de seguridad.

Responsabilidades principales.

Finanzas y Tesorería.

– Apoyar la gestión de cajas y cuentas bancarias, incluyendo registro de movimientos, control documental y arqueos.

– Apoyar al registro y calidad de la contabilidad interna de ACTED, la contabilidad nacional y de todos los procesos tributarios.

– Mantener archivo físico y digital de la documentación financiera.

– Apoyar conciliaciones bancarias y seguimiento de movimientos.

– Coordinar la compilación de soportes financieros para auditorías y donantes.

– Monitorear necesidades de efectivo y apoyar solicitudes de fondos.

– Garantizar el cumplimiento de procedimientos financieros internos.

– Capacitar y monitorear los procesos financieros de socios de ser aplicable

Responsabilidades – Soporte Administrativo y Legal

– Apoyar la gestión documental y archivo.

– Dar seguimiento a contratos administrativos y trámites básicos.

– Garantizar que la documentación cumpla con procedimientos internos.

Responsabilidades – Recursos Humanos

– Mantener actualizados los expedientes del personal.

– Apoyar procesos de nómina y seguridad social.

– Colaborar en reportes de RRHH y seguimiento administrativo.

Responsabilidades – Logística

– Apoyar procesos de compras y archivo logístico.

– Apoyar reservas básicas de transporte y alojamiento.

– Apoyar comunicación con proveedores cuando sea solicitado

Responsabilidades – Transparencia

– Colaborar en el cumplimiento de políticas internas y controles documentales para auditorias.

• Responsabilidades – Seguridad. Apoyar la recopilación y organización de información relacionada con la seguridad del país.
• Brindar apoyo administrativo en la actualización de documentos de seguridad (planes, reportes y formatos).
• Apoyo periódicamente el estado de los equipos básicos de emergencia y reportar cualquier novedad.
• Apoyar la difusión interna del árbol de comunicaciones y de los procedimientos de seguridad.
• Apoyar el envío de documentación de seguridad a la sede según indicaciones.
• Apoyar la logística de las sesiones informativas de seguridad para el personal.

Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas

Cualidades humanas

• Amabilidad, aceptación y solidaridad • Empatía • Respeto

Competencias:

• Dinamismo • Trabajo en equipo • Responsabilidad • Compromiso
• Comunicación • Orientación a los resultados • Gestión de conocimientos
• Transparencia.
• Desempeño.

COMPROMISO:

• Atender los procedimientos de ACTED, incluidos sus manuales, políticas, reglamento interno, código de conduta.

CUALIFICACIONES, CUALIDADES HUMANAS, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES TÉCNICAS REQUERIDAS.

Competencias técnicas

– Conocimientos contables y tributarios tesorería y control financiero.

– Manejo de archivo documental.

– Dominio de herramientas ofimáticas.

– Organización, confidencialidad y atención al detalle.

– Capacidad de trabajo transversal con múltiples áreas.

• Experiencia en procesos logísticos, administrativos, financieros, etc. preferiblemente en organizaciones de cooperación internacional.
• Dominio de Excel, Word y Outlook y plataformas informáticas.
• Deseable Conocimiento básico en ingles

PERFIL PROFESIONAL/REQUISITOS

– Tecnólogo, estudiante de últimos semestres y/o recién egresado de contaduría pública con conocimientos contables y tributarios tesorería y control financiero.

• Mínimo un (1) año de experiencia en procesos contables y administrativos.
• Experiencia en gestión logística con organizaciones del sector social y humanitario será vista favorablemente;

Condiciones Contractuales

• Tipo de Contrato: A término fijo por cuatro meses con posibilidad de renovación de acuerdo a desempeño y financiamiento por proyectos.
• Jornada Laboral: Tiempo completo (lunes a viernes)
• Lugar de Trabajo: Oficina principal (Bogotá)
• Rango Salarial Asignado:

De acuerdo con la tabla salarial de Acted, entre categoría E1- 1 $3.131.448 COP hasta E1-5 $3.806.315 COP De acuerdo con conocimientos y experiencia.

• Todo candidato/a debe contar con permiso válido para trabajar en Colombia y su renovación no dependerá del vínculo con la organización.