1.Ayudar en las tareas de planificación y preparación del programa de trabajo de la Oficina y/o las iniciativas de proyectos. Hacer seguimiento de la situación de las propuestas de programas y/o proyectos, y de la recepción de documentación para su revisión y aprobación, verificando que la información sea conforme a las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices aplicables, así como de la situación de los resultados y logros previstos del programa y/o proyecto e informar al supervisor(a) en caso de discrepancias.
2.Desempeñar funciones de preparador(a) en el Sistema Administrativo de la Oficina: Viajes Oficiales:
– Preparar y liquidar autorizaciones de viaje (TT) siguiendo los procedimientos y normas establecidas por la OIT en su Reglamento Financiero, Estatuto de Personal, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina.
– Preparar Órdenes de compra (PO), hacerles seguimiento y enviarlas a la agencia de viajes, coordinar la emisión de los tiquetes aéreos requeridos y, en caso de modificación, realizar los cambios necesarios en IRIS.
Órdenes de Compra (PO):
– Asegurar que los proveedores de bienes y servicios, contrapartes y colaboradores externos completen el formulario “Supplier Form” y registrar los datos para generar el número de proveedor en el sistema.
– Asegurarse de que los términos de referencia (TORs) correspondientes hayan sido revisados y aprobados y que los fondos están reservados.
– Preparar en el sistema las Órdenes de Compra (PO) de bienes y servicios, contratos de colaboración externa, contratos de servicios, acuerdos de implementación y de subvención u otros, siguiendo los procedimientos y normas establecidas en el Reglamento Financiero, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina.
– Asegurarse de que las POs han sido finalizadas oportunamente, en atención a las normas establecidas.
3.Preparar y procesar transacciones en IRIS, cuando corresponda, incluyendo Contratos, Solicitudes de Viaje, Órdenes de Compra, Solicitudes de Compra y Autorizaciones de Pago Externo. A partir de la información registrada en el sistema, informar al/a la supervisor/a de insuficiencias y discrepancias en la ejecución y la situación de las asignaciones. Dar seguimiento de las fechas de vencimiento/entrega de productos de todos los contratos y acuerdos relacionados con las acciones realizadas en el marco de los proyectos, a fin de garantizar su vigencia y solicitar las renovaciones que sean necesarias a tiempo.
4.Proveer de apoyo administrativo y logístico para organizar eventos como conferencias, seminarios, talleres de trabajo, u otro tipo de reuniones, coordinar viajes, obtener visas, reservar alojamiento, entre otros temas asociados. Tomar notas y/o actas en las reuniones.
5.Desarrollar, mantener y actualizar bases de datos y los sistemas de información internos, hacer búsquedas básicas, consolidar información y preparar resúmenes estadísticos, cuadros, u otros sobre la situación del programa y/o proyecto.