Procurement Assistant, Bamako, Mali 264 views

Job ID: 27414

Practice Area – Job Family: Management – ASSISTANT AUX ACHATS

Vacancy End Date: (Midnight New York, USA) 12/12/2019

Duty Station: Bamako, Mali

Education & Work Experience: H-Some Graduate School – 5 year(s) experience

Languages: French

English

Grade: G5

Vacancy Type: FTA Local

Posting Type: External

Bureau: Management

Contract Duration: 1 Year with possibility for extension

Background

Contexte et justification

Sous la supervision Directe de l’Analyste Procurement, l’Assistant aux achats fournit des services de procurement en assurant un niveau élevé de qualité et exactitude dans le travail. Il/elle assure une approche orientée vers le client axée sur les résultats et la qualité dans l’unité. Il analyse et interprète les règles et les procédures concernant le Procurement et propose des solutions aux problèmes complexes liés aux achats. L’Assistant(e) aux achats s’assure de la facturation, du règlement et du recouvrement des coûts avec acuité. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le personnel du PNUD du Programme /Projets et des Opérations dans le Bureau de Pays et du Siège dans le but de s’assurer de la cohérence de la prestation de service.

Duties and Responsibilities

Rôle de l’Associé aux Achats

Sous la supervision directe de l’Analyste Procurement, l’Assistant(e)s aux Achats effectuera l’exécution transparente et efficace des procédures et normes du PNUD liées aux achats afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix. L’Assistant(e)s aux Achats a une bonne interprétation et analyse des règles et politiques en matière d’achats. L’objectif fondamental est de contribuer de façon pérenne à l’efficacité de la gestion des achats pour une mise en place dans les délais des projets du PNUD.

Description des tâches de ce poste

L’Assistant(e)s aux Achats travaille en étroite collaboration avec les équipes des Opérations, du Programme et des projets du bureau, et avec le personnel du siège du PNUD concerné pour résoudre des questions complexes liées au procurement et pour un échange d’informations.

• Organisation du processus d’acquisition ;
• Opérationnalisation de la stratégie sur la délocalisation et celle des outils d’achat en ligne ; Organisation des services logistiques ;
• Renforcement de capacités et partage des connaissances
• Elaboration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles des recrutements de consultants individuels

Organisation du processus d’acquisition :

• Support au projet dans l’élaboration des plans d’achat pour le bureau et le contrôle de leur opérationnalisation ;
• Organisation des processus d’achat y compris la préparation et la conduite des RFQs, ITBs ou RFPs, la réception des cotations, des offres ou des propositions, leur évaluation, les négociations de certaines conditions de contrats conformes aux règles, règlements, politiques et stratégies des NU/PNUD ;
• Préparation des bons de commande et des contrats dans et hors ATLAS, le renouvellement des bons de commande pour des contrats de services ; création des Vendors dans ATLAS ; archivage chronologique des dossiers du Procurement ;
• Soumissions des contrats aux Comité CAP et ACP ;
• Corrections des bons de commande effectuées à temps par rapport aux erreurs de budget et aux autres problèmes ;
• Fourniture d’informations pour l’établissement des factures de recouvrement des coûts dans Atlas pour les services d’achat fournis par le PNUD à d’autres Organismes/Agences.
• Présentation des informations sur les achats dans le bureau.

Opérationnalisation de la stratégie sur la délocalisation et celle des outils d’achat en ligne :

• Procéder à une cartographie du processus des achats ;
• Participer à l’élaboration de la procédure opérationnelle standard en matière de procurement, en consultation avec le superviseur direct ;
• Faire la mise à jour de la liste des fournisseurs et la mise en place d’un système de sélection et d’évaluation des fournisseurs ;
• Procéder à la mise en œuvre effective de l’achat en ligne (E-procurement/E-requisition) dans tous les achats effectués par le bureau. Organisation des services logistiques :
• Support aux missions des projets : la préparation des bons de commande ; les expéditions ; l’entretien des véhicules ; l’organisation des conférences.

Renforcement des capacités et partage des connaissances :

• En cas d’engagement, le candidat devra s’engager à passer la certification UNDP niveau 2 dans les trois mois qui suivent son début de contrat ;
• L’organisation de formations sur les achats pour le personnel des opérations ;
• La synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques sur les achats ;
• Les contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Appui à l’élaboration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles des recrutements de consultants individuels pour atteindre les résultats suivants :

• Mise en œuvre des activités des achats conformément aux règles, règlements, politiques et Stratégies du PNUD

Mise en œuvre efficace du contrôle interne :

• Procéder à une cartographie du processus de recrutement des IC ;
• Participer à l’élaboration de la procédure opérationnelle standard en matière de procurement, en consultation avec le superviseur direct ;

• Tags

  procurement

  procurement assistant

• Garantir un contrôle adéquat des actifs du bureau Pays en mettant l’accent sur l’atteinte du résultat suivant :
  • Préparer les rapports d’inventaire des actifs
  • Mise en œuvre d’un plan de contrôle et de la vérification physique des actifs du bureau Pays et des projets.

Délivrables attendus

Les résultats clés ont un impact aussi bien sur l’exécution globale de services fournis par le projet et sur le succès de mise en œuvre des stratégies et politiques de l’organisation relatives aux Achats. La bonne présentation des informations financières et contractuelles aux différents comités (CAP et ACP) contribuent à assurer un rapide avancement dans le traitement des dossiers et dans la fiabilité de la gestion des ressources du bureau par rapport aux auditeurs.

Competencies

Compétences et connaissances

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD ;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

Compétences Fonctionnelles : Établir des partenariats stratégiques

• Mise à jour de l’information et des bases de données
• Gestion et Apprentissage de la Connaissance ;
• Partager la connaissance et l’expérience ;
• Contribuer aux domaines de pratiques du PNUD et travailler activement vers un apprentissage et un développement personnel continu.;
• La capacité à fournir des services-conseils.

Développement et Efficacité Opérationnelle :

• La capacité de mener diverses activités spécialisées, en rapport avec l’élaboration des contrats, la gestion des contrats, l’organisation et la conduite des procédures de recrutements des IC, l’établissement de rapports, de contrôle des services rendus ;
• Aptitude à mener des études approfondies et à parvenir à des conclusions pertinentes sur les problèmes liés aux achats ; capacité à faire des rapports écrits et des recherches ;
• Une bonne connaissance des règles et procédures financiers.

Gestion et Leadership :

• Se concentrer sur l’impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques ;
• Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l’innovation ;
• Avoir une approche positive et constructive du travail ;
• Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication ;
• Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes.

Required Skills and Experience

Expérience et Education requises

Education :

• Niveau de fin d’études secondaires avec une formation spécialisée dans les achats ou un certificat dans les domaines de gestion, économie ou équivalent avec une formation spécifique en techniques d’acquisition. Un diplôme universitaire en administration des affaires ou en administration publique serait souhaitable, mais n’est pas une exigence.
• Certification ou formation en techniques de passation de marchés publics ou le UNDP Procurement Certification programme serait un atout.

Expérience :

• Avoir au moins 5 années d’expérience dans le domaine administratif et financier avec au minimum 3 ans d’expériences confirmées dans le domaine des achats ou gestion de contrats dans les entreprises au niveau national ou international ;
• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et une bonne connaissance de l’utilisation des systèmes d’achat en ligne tableurs et des bases de données ;
• Expérience dans l’utilisation des systèmes de gestion en ligne ;
• Expérience dans les organisations internationales (UN, UE, Banque Mondiale, BAD, etc…), ONG internationales, services publics est un atout.

Niveau de langue requis

La parfaite maîtrise du Français est requise (langue officielle et de travail du Mali) ; La bonne connaissance de l’Anglais (oral et écrit) est souhaitable

Disclaimer

Important applicant information

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Applicant information about UNDP rosters

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