Coordinateur·ice de zone, Tchad – Area Coordinator, Chad 11 views0 applications 32 views

A propos du poste :

Il s’agit d’un nouveau poste d’une durée de 12 mois, basé à Abéché, dans la province du Ouaddaï, au Tchad, avec un salaire de 44 133 € à 49 038 € et des avantages sociaux.

Votre objectif :

Il s’agit d’un nouveau rôle passionnant dans lequel vous fournirez une représentation externe, un leadership efficace et un soutien de gestion solide pour assurer des programmes de haute qualité dans la province du Ouaddaï, au Tchad. En tant que représentant·e de Concern Worldwide dans la région, vous développerez et maintiendrez de bonnes relations avec les ONG homologues, les autorités locales et les communautés locales dans lesquelles Concern travaille. Le Ouaddaï est une nouvelle zone d’intervention pour Concern et la base d’Abéché facilitera la mise en œuvre du programme triple nexus récemment lancé “RESPECCT” (Résilience Economique et Sociale des Populations de l’Est face aux Conflits et Changements Climatiques au Tchad) financé par l’UE et l’AFD ainsi que tout programme de réponse d’urgence visant à soutenir les personnes déplacées par la crise au Soudan et arrivant dans la province du Ouaddaï.

Vous rendrez compte à la directrice programme et superviserez un gestionnaire de programme, un logisticien et un responsable des finances et de l’administration – l’organigramme exact du personnel évoluera en fonction des besoins du programme. Vous travaillerez en étroite collaboration en interne : le responsable de base d’Adré, le directeur systèmes, le responsable des ressources humaines et de l’administration, le contrôleur financier du pays, la directrice pays, le responsable de bureau et les conseillers du siège. Externes : Les partenaires, les communautés locales, les départements gouvernementaux et les services techniques concernés, les autorités locales, les clusters concernés et les autres organisations travaillant dans le secteur.

Nous aimerions que vous commenciez le plus tôt possible.

Vous serez chargé·e de :

Responsabilités générales

• Représenter et diriger les opérations de Concern à Abéché, dans la province du Ouaddaï, au Tchad, et superviser la gestion de la base d’Abéché, de la sous-base d’Adré (à confirmer) et des autres bases établies dans la province.
• Gérer, diriger et soutenir les équipes chargées des programmes afin de garantir que les objectifs convenus sont atteints de manière efficace et opportune, conformément aux politiques et procédures de Concern et des bailleurs.
• Superviser et gérer le logisticien et le responsable des finances et de l’administration afin de s’assurer que les fonctions des ressources humaines, de la logistique, des finances et de l’administration répondent aux besoins du programme et que le personnel du programme comprend et suit les procédures et les politiques standardisées.
• Veiller à ce que les normes les plus élevées en matière de responsabilité et de transparence soient respectées au sein de l’organisation et, plus particulièrement, dans le cadre des programmes de Concern.
• Veiller à ce que l’ensemble du personnel et des visiteurs connaissent et respectent les politiques et procédures de Concern, y compris, mais sans s’y limiter, le plan de gestion de la sécurité, les procédures opérationnelles normalisées pertinentes, ainsi que le code de conduite de Concern et les politiques associées.

Qualité du programme

• Superviser la planification, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des programmes de développement et d’urgence de Concern dans la province du Ouaddaï, en consultation et en partenariat avec les parties prenantes locales.
• Veiller à ce que les programmes de Concern soient mis en œuvre conformément aux politiques et procédures standard de Concern et aux normes humanitaires fondamentales.
• Diriger et participer à des évaluations environnementales et d’urgence et élaborer des plans d’expansion en consultation avec les responsables hiérarchiques en fonction des possibilités de financement.
• Diriger le développement de propositions de projets, de notes conceptuelles et de budgets (ECHO, Irish Aid, bailleurs privés et autres bailleurs, etc.) pour la province du Ouaddaï.
• Soutenir étroitement le personnel de Concern dans les zones d’opération par des visites régulières, dans la mesure où la sécurité et l’accès le permettent, et soutenir l’élaboration et la mise en œuvre de plans de suivi solides, le renforcement des capacités et d’autres moyens de soutien.
• Assurer la liaison avec d’autres ONG, les autorités locales et d’autres parties prenantes pour une coordination, une coopération, une communication et une responsabilisation efficaces afin de parvenir à une compréhension et une acceptation mutuelles.
• Analyser et résoudre les problèmes susceptibles de compromettre les résultats du programme.
• Veiller à ce que les thèmes transversaux, notamment l’égalité, l’environnement, la réduction des risques de catastrophe, les conflits et la protection, soient intégrés dans le programme conformément aux politiques de Concern et à la stratégie spécifique du Tchad.
• Conformément aux engagements pris par Concern dans le cadre des normes humanitaires fondamentales, promouvoir activement une participation significative des communautés à tous les stades du cycle du projet (planification, mise en œuvre, suivi et évaluation).
• Veiller à ce que les enseignements tirés et les résultats du programme soient documentés et partagés avec les parties prenantes concernées.
• Informer régulièrement le directeur du programme et l’équipe de gestion du pays.
• Fournir des rapports réguliers, des mises à jour du programme et des plans de travail au directeur du programme.
• Assurer des réunions régulières du programme multisectoriel pour renforcer l’intégration

Gestion du budget

• Contrôler le budget mensuel par rapport aux réalisations pour les éléments du programme mis en œuvre à Ouaddai, suivre les sous-utilisations et les dépassements de budget pour chaque programme et proposer des solutions.
• Accompagner, encadrer et aider les titulaires de budget à élaborer et à contrôler des budgets précis et à soumettre des demandes de trésorerie mensuelles exactes.
• Signaler au directeur national toute irrégularité financière suspectée ou avérée.

Conformité vis-à-vis des bailleurs

• Veiller à ce que les propositions soumises aux bailleurs (UE, AFD, ECHO, FCDO, Irish Aid, etc.), les budgets et les rapports soient de haute qualité, à jour et fournis dans les délais conformément aux politiques/procédures de Concern, aux exigences des bailleurs, etc.
• Veiller à ce que les stratégies, les lignes directrices, les formats et les processus des bailleurs soient parfaitement compris et respectés dans le cadre de la mise en œuvre du programme et de la passation des marchés.

Ressources humaines

• Identifier les besoins en personnel du projet, en étroite collaboration avec les RH et les responsables hiérarchiques, en veillant à ce que des descriptions de poste soient élaborées, que du personnel dûment qualifié soit recruté, intégré et formé en fonction des besoins du programme et de l’organisation et conformément aux procédures des RH concernées.
• Gérer l’équipe du programme en mettant l’accent sur le renforcement des capacités du personnel par le biais du mentorat, de la formation et en veillant à ce que tous les membres du personnel disposent de descriptions de poste à jour et d’examens de développement des performances (PDR) conformément à la politique. Aider tous les membres du personnel de la région à comprendre et à atteindre leurs objectifs.
• Veiller à ce que l’ensemble du personnel bénéficie du soutien et des conseils nécessaires à l’exercice de ses fonctions.
• Aider au recrutement du personnel national et assurer une planification optimale des congés et des loisirs pour le personnel national et international.

Communications/rapports

• Veiller à ce que les rapports de situation et les mises à jour soient produits à un niveau élevé et dans les délais impartis.
• Veiller à ce que les termes de référence des conseillers externes, des consultants et des visiteurs soient préparés et communiqués en temps utile.
• Assurer la visibilité des bailleurs et faciliter l’engagement externe par le biais de visites sur le terrain (bailleurs, Nations unies, siège, consultants, etc.) et de rapports de haute qualité, y compris l’élaboration d’études de cas.

Finance, administration et logistique

• Gérer la trésorerie au jour le jour à Abéché et veiller au respect des procédures Concern.
• Superviser la gestion quotidienne des fonctions logistiques (y compris le transport, le carburant, l’approvisionnement et l’entrepôt), administratives et de ressources humaines, conformément à la politique de l’organisation et aux meilleures pratiques.
• Veiller au strict respect des politiques et procédures financières et logistiques de Concern.
• Des comptages réguliers et ponctuels des liquidités, des carburants et des stocks sont effectués et documentés.
• En collaboration avec les responsables hiérarchiques et l’équipe de direction, superviser et gérer la planification à long terme des fonctions logistiques, administratives et de ressources humaines.

Gestion de la sécurité et responsabilité

• En tant que point focal de sécurité (PFS) pour la province du Ouaddaï et en collaboration avec le directeur national et les autres PFS, procéder à l’analyse des incidents et des tendances en matière de sécurité dans la zone d’intervention et les zones environnantes, en veillant à ce que les responsables hiérarchiques soient régulièrement informés de la situation en matière de sécurité et conseillés, le cas échéant, sur l’adaptation des plans de travail et des plans de déplacement si nécessaire.
• Assurer le fonctionnement d’un groupe focal sur la sécurité qui se réunit régulièrement et qui documente les décisions et les actions.
• Veiller à ce que des mesures de sécurité physique et de sûreté adéquates soient mises en place pour la base et les sous-bases d’Abéché.
• Participer à la révision des procédures opérationnelles normalisées pertinentes et à d’autres tâches liées à la sécurité, le cas échéant.
• Veiller à ce que l’ensemble du personnel et des visiteurs soient informés, régulièrement mis à jour et respectent le plan de gestion de la sécurité et les procédures opérationnelles normalisées.

Conformément aux engagements pris par Concern dans le cadre de la norme humanitaire de base :

• promouvoir activement une participation et une consultation significatives des communautés à tous les stades du cycle du projet (planification, mise en œuvre, suivi et évaluation) ;
• collaborer avec les collègues concernés pour veiller à ce que le mécanisme de plainte et de réponse soit fonctionnel et accessible, que les retours d’information et les plaintes soient bien accueillis et traités ;
• collaborer avec les collègues concernés pour veiller à ce que les informations relatives à la gestion de la relation client, à la protection et au comportement attendu du personnel soient diffusées parmi les participants au programme et les communautés.

Représentation et mise en réseau

• Établir et maintenir des relations solides avec les autorités et les organisations locales
• Assurer des relations solides, un renforcement continu des capacités et un suivi des partenaires locaux chargés de la mise en œuvre.
• Travailler en réseau et en coordination avec les autorités gouvernementales provinciales et locales (Gouverneur, Préfet, Sous-Préfet), les délégations techniques provinciales, les autorités traditionnelles (Sultan, Chefs de Canton), les agences des Nations Unies (PAM, OCHA, HCR, etc.), l’OIM et d’autres acteurs humanitaires actifs dans la région (ONG).
• Représenter Concern auprès des bailleurs de fonds, des clusters et d’autres forums de coordination dans la province du Ouaddaï, le cas échéant.
• Évaluer et saisir les opportunités de partenariats locaux en collaboration avec le responsable hiérarchique.

Autres fonctions

• Participer aux initiatives de planification stratégique au niveau national, aux réunions de l’équipe de direction et de l’équipe de gestion, ainsi qu’à d’autres tâches déterminées par la hiérarchie.
• Adhérer pleinement aux engagements des politiques de protection et de sauvegarde de Concern, en particulier au code de conduite de Concern et aux politiques associées.

Vos compétences et votre expérience sont les suivantes

Essentiel:

• Diplôme d’études supérieures pertinent, de préférence en études humanitaires, sécurité alimentaire et moyens de subsistance ou autre qualification pertinente.
• Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine de la programmation de l’aide humanitaire et du développement
• Au moins trois ans d’expérience dans la gestion de programmes, y compris une expérience démontrable de la gestion d’une réponse humanitaire.
• Compétences et expérience en matière de gestion de la sécurité dans un contexte très fragile
• Avoir déjà travaillé dans une région difficile, peu sûre et éloignée, avec une préférence pour une expérience antérieure au Sahel.
• Gestion de programmes divers et multisectoriels
• Gestion d’une équipe de personnel diversifiée et multiculturelle
• Connaissance des questions transversales relatives à la protection, aux conflits, à l’environnement, à la réduction des risques de catastrophes et à l’égalité
• Connaissance des normes humanitaires fondamentales, des mécanismes de gestion de la relation client et des pratiques de programmation responsable
• Expérience avérée de la gestion de budgets importants
• Connaissance des fonctions financières, logistiques et administratives
• Expérience en matière de suivi, d’évaluation et d’apprentissage
• Compétences avérées en matière de rédaction de propositions et de rapports.
• Maîtrise du français et, idéalement, de l’anglais.
• Compétences démontrées en matière de relations interpersonnelles et de communication.
• Capacité à déléguer de manière appropriée, à gérer le temps et à hiérarchiser la charge de travail.
• Maîtrise de l’informatique et bonne connaissance des logiciels de bureautique
• Empathie avec la mission, la vision et les objectifs de Concern

Nous aimerions également :

• Connaissance/expérience des approches de résilience et de la programmation d’urgence
• Connaissance des systèmes radio HF/VHF
• La connaissance de l’arabe serait un avantage
• Vous devez être flexible et fiable
• Vous devez être sensible aux différences culturelles et faire preuve d’empathie à l’égard des autres.
• Vous devez être capable de travailler sous pression et de respecter des délais stricts ;
• Vous devez avoir le sens de l’humour

About the role:

This is a 12 month, new role with unaccompanied terms based in Abéché, Ouaddaï Province, Chad with a salary of €44,133 – €49,038 and benefits.

Your purpose:

This is an exciting new role where you will provide external representation, effective leadership and strong management support to ensure high quality programmes in Ouaddaï Province, Chad. As the Concern Worldwide representative in the area, the AC will develop and maintain good relationships with peer NGOs, local authorities and local communities in which Concern works. Ouaddaï is a new area of intervention for Concern and the Abéché base will facilitate the implementation of the recently launched triple nexus programme ‘RESPECCT’ (Résilience Economique et Sociale des Populations de l’Est face aux Conflits et Changements Climatiques au Tchad) funded by EU and AFD as well as any emergency response programme to support those displaced by the crisis in Sudan and arriving in Ouaddaï Province.

You will report to the Programme Director and will line manage a Programme Manager, a Logistician Officer and a Finance-Admin Officer– exact staffing organogramme shall change in accordance with the programme needs. You will work closely with Internal: Adré Base Manager, Systems Director, Human Resources (HR) and Administration Manager, Country Financial Controller, Country Director, Desk Officer and Head Office Advisers. External: Partners, local communities, relevant government departments and technical services, local authorities, relevant clusters and other organisations working in the sector.

We would like you to start as soon as possible.

You will be responsible for:

General responsibilities

• Represent and lead Concern’s operations in Abéché, Ouaddaï Province, Chad and oversee the management of the Abéché Base, Adré sub-base (to be confirmed) and as well as other bases established in the province.
• Manage, lead and support the programme teams to ensure agreed programme objectives are met in an efficient and timely manner in accordance with Concern and donor policies and procedures.
• Supervise and manage the Logistician Officer and Finance-Admin Officer to ensure that the functions of HR, logistics, finance and administration are supporting the needs of the programme and that programme staff understand and following the standardised procedures and policies
• Ensure that the highest standards of accountability and transparency are upheld within the organisation and specifically within Concern’s programmes
• Ensure that all staff and visitors are aware of and comply with Concern’s policies and procedures including but not limited to the Security Management plan, relevant SOPs, and Concern’s Code of Conduct and Associated Policies.

Programme Quality

• Oversee the planning, implementation, monitoring and evaluation of Concern’s development and emergency programmes in the Ouaddaï Province, in consultation and partnership with local stakeholders.
• Ensure Concern’s programmes are implemented in line with Concern standard policies, procedures and the Core Humanitarian Standards.
• Lead and participate in environmental and emergency assessments and develop plans for expansion in consultation with line management in response to funding opportunities.
• Lead the development of project proposals, concept notes and budgets (ECHO, Irish Aid, private donors and others donors, etc.) for Ouaddaï province.
• Provide close support to Concern staff in the areas of operation through regular visits, as security and access allow, and support the development and implementation of robust monitoring plans, capacity building and other avenues of support.
• Liaise with other NGOs, local authorities and other relevant stakeholders for effective coordination, cooperation, communication and accountability to achieve mutual understanding and acceptance.
• Analyse and resolve issues that have the potential to jeopardise programme deliverables.
• Ensure that crosscutting themes including equality, environment, DRR, conflict and protection are integrated/mainstreamed in the programme in line with Concern policies and the specific Chad Country Strategy.
• In line with Concern’s commitments under the Core Humanitarian Standard (CHS), actively promote meaningful community participation at all stages of the project cycle (planning, implementation, M&E).
• Ensure lessons learned and programme outcomes are documented and shared with relevant stakeholders
• Update and brief the Programme Director and Country Management Team on a regular basis
• Provide regular reports, programme updates and work-plans to the Programme Director
• Ensuring regular multi-sectoral programme meetings to reinforce integration

Budget Management

• Monitor monthly budget vs. actuals for programme components delivered in Ouaddai, tracking under and overspending in each programme budget and advising solutions
• Coach, mentor and assist budget holders to develop and monitor accurate budgets and submit accurate monthly cashflow requests
• Report any suspected or actual financial irregularities to the Country Director

Donor Compliance

• Ensure that donor proposals (EU, AFD, ECHO, FCDO, Irish Aid, etc.), budgets and reports are of high quality, up to date and delivered in a timely manner in accordance with Concern policies/procedures, donor requirements etc.
• Be responsible for ensuring that donor strategies, guidelines, formats and processes are fully understood and being adhered to within programme implementation and procurement.

Human Resources

• Identify project staff needs, in close collaboration with HR and line management, ensuring that job descriptions are developed, properly qualified staff are recruited, inducted and trained as per the needs of the programme and organisation and in accordance to Concern HR procedures.
• Manage the Programme Team with particular emphasis on capacity building of staff through mentoring, training, and ensuring all staff have up to date job descriptions and Performance Development Reviews (PDR) as per policy. Supporting all area staff to understand and complete their objectives
• Ensure that all staff are provided with the necessary support and advice to carry out their duties
• Assist with the recruitment of national staff and ensuring optimal leave/ R&R planning for national and international staff

Communications/Reporting

• Ensure that situation reports and updates are produced to a high standard and in a timely manner.
• Ensure that ToR’s for external advisors, consultants, visitors are prepared and shared on time.
• Ensure donor visibility and facilitate external engagement through (donor, UN, head office, consultants, etc.) visits to the field and high quality reporting; including developing case studies.

Finance, Admin and Logistics

• Manage day-to-day cash management in Abéché and ensure adhere to Concern procedures.
• Oversee the day-to-day management of logistics (including transport, fuel, procurement and warehouse), administration and human resources functions in line with organisational policy and best practice.
• Ensure strict adherence to Concern’s Financial and Logistics Policies and Procedures
• Complete regular as well as adhoc cash, fuel and stock counts are carried out and documented
• In conjunction with line management and SMT, oversee and manage longer-term planning within logs, admin and HR functions.

Security Management & Accountability

• As the Security Focal Point – SFP for Ouaddaï province and in collaboration with the Country Director and other SFPs, undertake analysis of security incidents and trends in the zone of intervention and surrounding areas, ensuring that line management is regularly briefed on the security situation and advised as necessary in relation to adaptation of work plans and movement plans as necessary.
• Ensure a functioning Security Focal Group which meets regularly and documents decisions and actions
• Ensure that adequate physical security and safety measures are in place for the Abeche base and sub-bases
• Participate in the revision of relevant SOPs and other security related duties when necessary.
• Ensure all staff and visitors are briefed and regularly refreshed and adhere to the Security Management Plan (SMP) and SOPs

In line with Concern’s commitments under the Core Humanitarian Standard (CHS):

• Actively promote meaningful community participation and consultation at all stages of the project cycle (planning, implementation, M&E);
• Work with relevant colleagues to ensure that the Complaints and Response Mechanism (CRM) is functional and accessible, that feedback and complaints are welcomed and addressed;
• Work with relevant colleagues to ensure that information about CRM, safeguarding and expected staff behaviour is disseminated among programme participants and communities.

Representation & Networking

• Establish and maintain strong relationships with local authorities and organisations
• Ensure strong relationships, continual capacity building and monitoring of local implementing partners
• Network and coordinate with provincial and local Government authorities, (Governor, Préfet, Sous-Préfet), Provincial technical Delegations, Traditional authorities (Sultan, Chefs de Canton), UN agencies (WFP, OCHA, HCR, etc.), IOM and other humanitarian actors active in the area (NGOs).
• Represent Concern to donors, clusters and other coordination fora in the Ouaddaï Province as required.
• Assess and pursue opportunities for local partnerships in collaboration with the line manager.

Other Duties

• Participate in country-level strategic planning initiatives, SMT and CMT meetings and other duties as determined by line management.
• Adhere fully to the commitments of Concern’s protection and safeguarding policies; especially Concern’s Code of Conduct and associated policies.

Your skills and experience will include:

Essential:

• Relevant post graduate qualification, preferably in humanitarian studies, food security and livelihoods or other relevant qualification
• At least five years’ experience of working in humanitarian and development programming
• At least three years’ experience in programme management, including demonstrable experience of managing a humanitarian response.
• Security Management skills and experience in a very fragile context
• Previous work in a challenging, insecure and remote area, with preference for previous experience in the Sahel
• Management of diverse and multi-sectoral programmes
• Management of a diverse, multicultural team of staff
• Knowledge of protection, conflict, environment, DRR and equality cross-cutting issues
• Knowledge of CHS, CRM mechanisms and accountable programming practices
• Proven experience in managing large budgets
• Knowledge of finance, logistics and administration functions
• Experience with Monitoring, Evaluation, and Learning
• Proven proposal and report writing skills.
• Fluency in French and, ideally, strong English language ability.
• Demonstrable interpersonal and communication skills.
• Ability to appropriately delegate, manage time and prioritise workload.
• Computer literate and good knowledge of Office software
• Empathy with Concern’s mission, vision and goals

We would also like:

• Knowledge/experience of resilience approaches and emergency programming
• Knowledge of HF/VHF radio systems
• Arabic language skills would be an advantage
• You to be flexible and reliable
• You to be culturally sensitive and empathic to others
• You to be able to work under pressure and to strict deadlines;
• You to have a sense of humour