Asistente del Representante del BID en Paraguay 238 views

Asistente del Representante del BID en Paraguay

Contexto: El Grupo Banco Interamericano de Desarrollo (BID) es la fuente más importante de financiamiento para el desarrollo regional en América Latina y el Caribe. El Grupo BID tiene una Oficina en cada uno de los 26 países prestatarios, cuyas principales responsabilidades son: a) Desarrollar una estrecha relación de diálogo con las instituciones del sector público, y representantes del sector privado, la academia y la sociedad civil para identificar las necesidades de desarrollo del país de acuerdo a la demanda y su contexto; b) Desarrollar, implementar y monitorear las estrategias regionales del Grupo BID en el país; c) Formular y coordinar el diseño y ejecución de proyectos; y d) Supervisar los plazos de ejecución de los programas operacionales del país y la región y medir el rendimiento de los sectores y los servicios de apoyo.

El equipo: La Oficina de País en Paraguay desea contratar un/una profesional para llevar a cabo una amplia variedad de funciones en apoyo al Representante del Grupo BID, incluyendo el manejo estratégico de su agenda, el control de calidad de la información proporcionada al Representante y el desempeño efectivo de la función de punto focal en innovación para la Oficina de País en Paraguay. El trabajo requiere un alto grado de interacción con personal de la Oficina de País y otras unidades del Grupo BID en la Sede en Washington, D.C., así como con funcionarios del Gobierno, entidades públicas, empresas privadas, otros organismos internacionales, organizaciones civiles e instituciones académicas, entre otros.

Lo que harás:

Manejo estratégico de la Agenda del Representante: Preparar y coordinar la agenda del Representante y su participación en viajes oficiales, conferencias, seminarios y eventos sociales y culturales asegurando un manejo de tiempo efectivo, así como priorizar adecuadamente las solicitudes de reuniones recibidas. Coordinar el cronograma diario y los servicios de transporte del Representante. Preparar los estados de gastos del Representante. Apoyar al Representante a ingresar el tiempo de trabajo y licencias en el sistema.

Preparación de información de contexto, briefings y documentos: Organizar la información y documentación requeridas para las reuniones del Representante con otras áreas del Grupo BID, así como con funcionarios del Gobierno, agencias ejecutoras y otras entidades públicas, empresas privadas, organizaciones de la sociedad civil, instituciones académicas y otros organismos internacionales.

Coordinación Logística: Proveer apoyo logístico y organizar todas las reuniones que el Representante lleve a cabo con autoridades del Grupo BID, en coordinación con las diferentes áreas involucradas, asegurando una alta calidad los servicios de apoyo logístico (incluyendo: reserva de salas, envío de invitaciones, recepción de invitados, aviso de visitas, coordinación de servicios audiovisuales, de cafetería, teleconferencias, webex y comunicaciones en general, coordinación con recepción y seguridad). Proporcionar apoyo logístico y administrativo a visitas de la Alta Gerencia del Grupo BID. Gestiones para uso de la Sala Vip Oficial del Aeropuerto para el Representante y la Alta Gerencia del Grupo BID, según corresponda. Servir de enlace en la organización de eventos vinculados con la Sede del Grupo BID en Washington, D.C.

Gestión y facilitación de relaciones internas: Organizar reuniones de personal a solicitud del Representante. Asistir a los miembros de equipo de la Representación con requerimientos generales y proporcionar guía en temas varios de la oficina. Informar a la Representante de asuntos que surjan dentro de la Representación que sean de su interés. Servir de enlace con las Oficinas de la Alta Gerencia del Grupo BID asegurando de manera proactiva que las solicitudes sean atendidas adecuada y temporáneamente. Dar seguimiento a asignaciones y pedidos a la Oficina, y asegurar una adecuada circulación de documentos y autorizaciones correspondientes. Hacer seguimiento de las agendas de reuniones y actividades de la Alta Gerencia (Presidencia, Vicepresidencias, Secretaría, etc.) asegurando que la Oficina sea debida y oportunamente representada. Enviar a la Sede vía Infolinks los avisos de cierre de la Representación con la información y antelación correspondiente.

Gestión y facilitación de relaciones externas: Asistir a clientes externos con requerimientos generales y proporcionar guía en temas varios de la oficina. Mantener actualizada la lista de las autoridades del Gobierno, prestatarios y otras entidades públicas y privadas. Desarrollar un conocimiento experimentado de las necesidades y estilos de comunicación en las diferentes audiencias (ejemplo: Ministro vs Gerente de Empresa). Brindar información sobre eventos a realizarse en el país que pueden ser de interés para la Representación.

Manejo de documentos y correspondencia: Preparar y/o editar documentos, reportes y presentaciones del Representante utilizando los formatos institucionales adecuados. Revisar, dar seguimiento y responder la correspondencia dirigida al Representante, siguiendo sus instrucciones y asegurando respuestas oportunas y temporáneas.

Función de punto de contacto en Innovación: Desempeñarse de modo efectivo como punto de contacto y coordinador de acciones en Innovación para la Oficina de País en Paraguay, bajo la supervisión y guía directa del Representante, incluyendo todas las iniciativas, temas, proyectos y aspectos de innovación de la oficina. Interactuar y coordinar dichas funciones con la Gerencia de Países del Cono Sur, el Departamento de Conocimiento, Innovación y Comunicación del BID, los especialistas sectoriales basados en Paraguay y las contrapartes pertinentes de BID Invest y BID Lab. Participar en el diseño e implementación y seguimiento del Plan de Innovación anual de la oficina, en coordinación proactiva con todo el equipo de la Representación y con la Gerencia de Países del Cono Sur. Reportar los avances alcanzados en todas las iniciativas, temas, proyectos y aspectos de innovación.

Lo que necesitas:

• Educación: Título universitario en las carreras de Administración, Gestión de Empresas, ciencias sociales, disciplinas informáticas o similares.
• Experiencia: Mínimo tres años de experiencia en organismo internacionales o en posiciones similares en el sector público o privado, o en organizaciones de la sociedad civil.
• Idiomas: Dominio del idioma español tanto oral como escrito y conocimiento de uno de los otros idiomas oficiales del Grupo BID: Inglés, portugués o francés.
• Habilidades: Excelentes habilidades de comunicación escritas y orales. Conocimiento de las nuevas tecnologías de comunicación y redes sociales. Alta capacidad de adaptación ante el cambio (de sistemas, políticas, y estilos de Representantes). Capacidad de trabajo en equipo y de trabajo eficiente bajo presión. Capacidad de priorizar, organizar y manejar tareas múltiples simultáneamente. Discreción, buen juicio y toma analítica de decisiones. Amabilidad, respeto y adhesión a los valores éticos del Grupo BID, alto grado de profesionalismo y empatía. Capacidad de interactuar con las contrapartes con diplomacia, y de resolver situaciones complejas con guía limitada.
• Sistemas: Excelente dominio de las herramientas de Microsoft Office incluyendo WebEx, Teams and Skype. Se valorará experiencia con sistemas como SISCOR, SAP, Convergencia and Concur.

Competencias generales (← please Ctrl + Click)

Competencias técnicas (← please Ctrl + Click)

Resumen de la oportunidad:

• Tipo de contrato: Término fijo

• Duración del contrato: 3 años
• Fecha de inicio: Enero 2020
• Ubicación: Asunción, Paraguay
• Requisitos: Debes ser ciudadano/a de Paraguay y no tener familiares que trabajen actualmente en el Grupo BID.

Nuestra cultura: Nuestra gente está comprometida y apasionada por mejorar vidas en América Latina y el Caribe, y hacen lo que les gusta en un entorno de trabajo diverso, colaborativo y estimulante. Somos la primera institución de desarrollo de América Latina y el Caribe en recibir la certificación EDGE, reconociendo nuestro fuerte compromiso con la equidad de género. Como empleado, puedes ser parte de grupos de recursos internos que conectan a nuestra comunidad diversa en torno a sus intereses comunes.

Alentamos a las mujeres, los afrodescendientes, las personas de origen indígena y las personas con discapacidades a postularse.

Sobre nosotros: En el Grupo BID estamos dedicados a mejorar vidas. Desde 1959, hemos sido una fuente importante de financiamiento a largo plazo para el desarrollo económico, social e institucional en América Latina y el Caribe. Sin embargo, hacemos más que prestar. Nos asociamos con nuestros 48 países miembros para proporcionar a América Latina y el Caribe investigaciones de vanguardia sobre temas de desarrollo relevantes, asesoramiento de políticas para informar sus decisiones y asistencia técnica para mejorar la planificación y ejecución de proyectos. Para ello, necesitamos personas que no sólo tengan las habilidades adecuadas, sino que también sean apasionadas por mejorar vidas.

Ofrecemos un paquete competitivo de remuneración y beneficios.

Nuestro equipo de Recursos Humanos revisa cuidadosamente todas las aplicaciones.

Additional Information

• External Opening Date: Nov 22, 2019
• External Closing Date: Dec 6, 2019
• External Contact Email: [email protected]
• Job Field: Office Support