Administration Assistant (Retainer), LICA 4, UNOPS 233 views


Administration Assistant (Retainer), LICA 4, UNOPS

  • Job ID:

    • #3439423
  • Career Categories:

  • Country:

  • City:

  • Years of experience:

  • Job

    from
    UNOPS


    Closing date:
    26 Dec 2019

    Background Information – UNOPS

    UNOPS supports the successful implementation of its partners’ peacebuilding, humanitarian and development projects around the world. Our mission is to serve people in need by expanding the ability of the United Nations, governments and other partners to manage projects, infrastructure and procurement in a sustainable and efficient manner.

    Working in some of the world’s most challenging environments, our vision is to advance sustainable implementation practices, always satisfying or surpassing our partners’ expectations.

    With over 7,000 personnel spread across 80 countries, UNOPS offers its partners the logistical, technical and management knowledge they need, wherever they need it.

    A flexible structure and global reach means that we can quickly respond to our partners’ needs, while offering the benefits of economies of scale.

    Background Information – Job specific

    THOH

    Thailand Operations Hub (THOH) is a UNOPS business unit under the UNOPS Asia Regional Office and it was established to better support, develop and oversee the UNOPS portfolio of projects in South East Asia and the Pacific.

    The Hub comprises three main portfolios –THOH Thailand, THOH Indonesia and THOH Pacific and provides a wide range of services including Project Management, Transactional HR, Financial, and Procurement to clients that include other UN entities, INGOs and governments/government agencies donors.

    BRG Results Enabling Facility (BRG REF)

    Seasonal peatland fires are now compromising Indonesia’s economic and social development by creating considerable threats to health, the environment, and the economy. In 2015 peat fires and their related haze resulted in the hospitalization of more than half a million people due to acute respiratory infections. These fires that raged through 2.6 million hectares of forest and peatland areas in the islands of Kalimantan and Sumatra released 1.6 Gts of CO2e, surpassing the annual CO2 emissions of advanced industrialized nations such as Germany, France, and others. Direct and indirect damages cost the Indonesian national economy an estimated USD 16 billion, about 2% of its annual GDP.

    In recognition of the importance of peatlands for climate change mitigation, the Government of Indonesia through Presidential Regulation No 1/2016 constituted the Peatland Restoration Agency (BRG). BRG has an important mandate: prevent forest fires, especially in peatland areas, as well as restore 2 million hectares of peatlands devastated by forest and land fires. The Agency identified 7 target provinces for peatland restoration and fire prevention activities in Riau, Jambi, South Sumatra, West Kalimantan, Central Kalimantan, South Kalimantan and Papua.

    Since its establishment in 2016, Norway has been supporting BRG, as current support to the BRG by the Norwegian Government falls within the wider partnership between Norway and Indonesia established in 2010 through the Letter of Intent (LOI) to reduce emissions from deforestation and land degradation of forests and peatlands with USD 1 billion over the next few years. The USD 1 billion support is part of an international climate mitigation initiative (UNFCCC) supported programme that uses international aid to counter forest degradation in various parts of the world, and this is one of the largest ever contribution made to reduce deforestation.

    In the framework of this background, Norway and BRG have asked UNOPS to develop a flexible multiyear administrative support mechanism for managing Norway’s financial support to BRG through the establishment of the BRG Results Enabling Facility (BRG REF). The mechanism has within its scope a back-office management component and a service, procurement, grants management and a delivery component.

    To provide the administrative support to the implementation of BRG-REF activities under the coordination of Deputy of Education, Socialization, Participation and Partnership, Deputy 3 of BRG seeks for a consultant to provide support to program and activities monitoring, building communication, being focal point to UNOPS and managing deputy’s agenda.

    In the context of the BRG-REF, UNOPS is hiring for the position of Administration Assistant.

    Functional Responsibilities

    Duties and responsibilities

    Under the general guidance of Deputy of Education, Socialization, Participation and Partnership BRG and under the management of the UNOPS Head of ISU, the incumbent is responsible for:

    · Assist in the preparation of activities under BRG-REF, including but not limited to draft project material and reports.

    · Assist the Deputy in the coordination of activities and processes with UNOPS and UNOPS’ suppliers/service providers.

    · Provide administrative supports to the Deputy in project-related matters, including business correspondences, contracts, travel booking, visas, etc.

    · Responsible for managing Deputy’s calendars and agenda, as well as organizing meetings and preparing the minutes of meetings.

    · Provide assistance for pertinent logistical arrangements for the prompt and effective implementation of the programme activities.

    · Provide assistance in financial tasks related to BRG-REF and the Deputy, including but not limited to prepare requests for payments; provision of information for reports on financial status, costs and expenditures, and potential funding problems.

    · Assist the Deputy on the administration of allowances, travel claims and other related financial matters, and on the calculation of payments due for claims and services.

    · Other administrative and financial tasks requested by the Deputy to support the implementation of programme and activities.

    Education/Experience/Language requirements

    Education:

    · Secondary education or high school diploma with specialization in administration, management, social science or related field is required.

    · First university degree (Bachelor’s degree or equivalent) or advanced university degree (Master’s degree or equivalent) in business administration, management or in related field would be an asset and may substitute for some of the required years of experience.

    · High School diploma with 50% reduced years of required experience may be considered for qualified female applicants. Experience:

    Minimum of two (2) years of experience in administration or related field in combination with high school diploma is required – or – Bachelor’s degree or Master’s degree in business administration, management, social science or in related field with some relevant experience may be considered;

    · Experience as an Executive Secretary is an asset;

    · Experience in assisting for project management is preferred;

    · Experience in project related to peatland restoration is an advantage;

    · Have good digital competence, writing and drawing skills; and

    · Prior UN experience is an asset.

    Language:

    · Intermediate level in English and fluency in Bahasa Indonesia is required.

    Latar Belakang – UNOPS

    UNOPS mendukung keberhasilan pelaksanaan proyek-proyek yang dilakukan oleh mitra-mitra UNOPS di seluruh dunia dalam bidang pembangunan perdamaian, kemanusiaan, dan pembangunan. Misi kami adalah melayani orang-orang yang membutuhkan dengan cara meningkatkan kemampuan Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB), pemerintah dan mitra lainnya dalam mengelola proyek, infrastruktur, dan pengadaan secara berkelanjutan dan efisien.

    Kami bekerja di beberapa kondisi lingkungan di dunia yang paling menantang. Visi kami adalah untuk meningkatkan praktik penerapan yang berkelanjutan, selalu memuaskan atau bahkan melampaui harapan dari mitra-mitra kami.

    Dengan lebih dari 7.000 personel yang tersebar di 80 negara, UNOPS menawarkan kepada para mitranya keahlian logistik, teknis dan manajemen yang mereka butuhkan, dan di mana pun mereka membutuhkannya.

    Dengan struktur yang fleksibel dan jangkauan global kami dapat dengan cepat menanggapi kebutuhan mitra kami sambil menawarkan manfaat skala ekonomi.

    Latar Belakang – Pekerjaan THOH Thailand Operations Hub (THOH) adalah sebuah unit bisnis UNOPS di bawah UNOPS Asia Regional Office yang didirikan untuk lebih mendukung, mengembangkan dan mengawasi portofolio proyek UNOPS di Asia Tenggara dan Pasifik. Hub ini terdiri dari tiga portofolio utama – THOH Thailand, THOH Indonesia dan THOH Pacific, yang menyediakan berbagai layanan termasuk Manajemen Proyek, Transaksional HR, Keuangan, dan Pengadaan kepada klien termasuk entitas PBB lainnya, LSM internasional dan pemerintah / lembaga donor pemerintah.

    BRG Results Enabling Facility (BRG REF) Kebakaran lahan gambut musiman memberikan ancaman terhadap kesehatan, lingkungan, dan ekonomi Indonesia yang pada akhirnya mengorbankan pembangunan ekonomi dan sosial di Indonesia. Pada tahun 2015, kebakaran lahan gambut dan bahaya asap mengakibatkan lebih dari setengah juta orang dirawat di rumah sakit karena infeksi pernapasan akut. Kebakaran hutan dan lahan gambut sebesar 2,6 juta hektar di pulau Kalimantan dan Sumatra telah melepaskan emisi sebesar 1,6 Gts CO2e, melebihi emisi CO2 tahunan negara-negara industri maju seperti Jerman, Perancis, dan lain-lain. Kerusakan langsung dan tidak langsung diperkirakan telah membebani ekonomi nasional Indonesia sekitar USD 16 miliar, atau sekitar 2% dari GDP tahunannya. Sebagai pengakuan atas pentingnya lahan gambut untuk mitigasi perubahan iklim, Pemerintah Indonesia melalui Peraturan Presiden No 1/2016 membentuk Badan Restorasi Gambut (BRG). BRG memiliki mandat yang penting yaitu untuk mencegah kebakaran hutan, terutama di lahan gambut, serta memulihkan 2 juta hektar lahan gambut yang hancur akibat kebakaran hutan dan lahan. Badan ini diberi mandat di 7 target provinsi untuk kegiatan restorasi lahan gambut dan pencegahan kebakaran, yaitu Riau, Jambi, Sumatra Selatan, Kalimantan Barat, Kalimantan Tengah, Kalimantan Selatan dan Papua. Sejak BRG didirikan pada tahun 2016, BRG didukung oleh Pemerintah Norwegia. Pada tahun 2010 Norwegia dan Indonesia membangun kemitraan yang lebih luas melalui Letter of Intent (LOI) dengan anggaran sebesar USD 1 miliar untuk mengurangi emisi dari deforestasi dan juga degradasi lahan hutan dan lahan gambut selama beberapa tahun ke depan. Dukungan senilai USD 1 miliar adalah bagian dari program dukungan mitigasi iklim internasional (UNFCCC) yang didukung oleh bantuan internasional untuk melawan degradasi hutan di berbagai belahan dunia, dan ini merupakan salah satu kontribusi terbesar yang pernah dilakukan untuk mengurangi deforestasi. Dalam kerangka latar belakang ini, Norwegia dan BRG telah meminta UNOPS untuk mengembangkan mekanisme dukungan administratif multiyear yang fleksibel untuk mengelola dukungan keuangan Norwegia kepada BRG melalui pembentukan BRG Results Enabling Facility (BRG REF). Ruang lingkup mekanismenya meliputi komponen manajemen back-office dan jasa, pengadaan, manajemen hibah dan hasil dari kegiatan.

    Untuk memberikan dukungan administratif untuk pelaksanaan kegiatan BRG-REF di bawah koordinasi Deputi Edukasi, Sosialisasi, Partisipasi dan Kemitraan, Deputi 3 BRG mencari konsultan untuk memberikan dukungan untuk memberikan dukungan pada program dan monitoring kegiatan, membangun komunikasi, menjadi focal point pada UNOPS dan mengelola agenda deputi.

    Dalam konteks BRG-REF, UNOPS merekrut untuk posisi Asisten Administrasi.

    Tanggung jawab fungsional Tugas dan tanggung jawab

    Di bawah panduan umum Deputi Edukasi, Sosialisasi, Partisipasi dan Kemitraan (Deputi 3), BRG dan manajemen Kepala Unit Dukungan Pelaksanaan/Implementation Support Unit (ISU) UNOPS, kandidate bertanggung jawab untuk:

    · Membantu kegiatan di bawah BRG-REF dengan tidak terbatas pada pembuatan draft laporan program dan bahan laporannya.

    · Membantu Deputi dalam koordinasi kegiatan dan memonitoring proses kegiatan yang berhubungan dengan UNOPS serta menjadi focal point.

    · Memberikan dukungan administrasi Deputi dalam hal yang berkaitan dengan proyek termasuk surat-menyurat, kontrak, perjalanan dinas, visa dan lainnya.

    · Bertanggung jawab dalam mengelola agenda Deputi serta mengatur pertemuan dan menyiapkan risalah rapat

    · Memberikan bantuan dalam pengaturan logistik dan membantu mempercepat pelaksanaan dan kelancaran kegiatan/program

    · Memberikan bantuan/dukungan pada tugas keuangan yang terkait dengan BRG-REF dan Deputi tertapi tidak terbatas pada mempersiapkan permintaan pembayaran, penyediaan informasi untuk laporan status keuangan, biaya dan pengeluaran serta masalah pendanaan potensial

    · Membantu Deputi dalam administrasi keuangan, klaim perjalanan dan permasalahan keuangan lainnya, dan dalam perhitungan pembayaran untuk klaim dan jasa.

    · Melaksanakan tugas administrasi dan keuangan lainnya yang diminta oleh Deputi untuk mendukung pelaksanaan program dan kegiatan.

    Persyaratan Pendidikan / Pengalaman / Bahasa

    Pendidikan:

    · Minimal pendidikan menengah atau SMA di bidang administrasi, manajemen, ilmu sosial atau bidang terkait lainnya.

    · Gelar pendidikan tinggi (sarjana atau setara lainnya) atau pendidikan tinggi lanjutan (master atau setara lainnya) dalam administrasi bisnis, manajemen atau bidang terkait lainnya akan menjadi asset dan dapat menggantikan beberapa tahun pengalaman relevan yang diperlukan.

    · Pelamar wanita yang memenuhi kualifikasi dan telah menyelesaikan pendidikan di sekolah menengah dapat dipertimbangkan untuk pengurangan 50% dari persyaratan tahun pengalaman kerja.

    Pengalaman:

    · Minimum dua (2) tahun pengalaman dalam administrasi atau bidang terkait lainnya dikombinasikan dengan ijazah SMU atau memiliki gelar Sarjana atau Master di bidang administrasi bisnis, manajemen, ilmu social atau di bidang terkait lainnya dengan beberapa pengalaman yang relevan dapat dipertimbangkan;

    · Memiliki pengalaman sebagai sekretaris/asisten eksekutif atau posisi terkait adalah asset;

    · Pengalaman dalam membantu manajemen proyek lebih disukai;

    · Diutamakan memiliki pengalaman dalam proyek terkait dengan restorasi lahan gambut;

    · Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer/ digital (MS Office) yang baik serta memiliki kemampuan menulis serta menggambar.

    Bahasa:

    · Lancar berbahasa Indonesia dan memiliki kemampuan berbahasa Inggris tingkat menengah.



    More Information

    Apply for this job
    Share this job

    Career Jobs International

    Career Jobs International

    About Us

    Career Jobs International Employment Vacancies is one stop Job Website for all your Job Vacancies search…….

    Social Media Auto Publish Powered By : XYZScripts.com
    Advertisment ad adsense adlogger